ビジネスにおいて、クライアントやパートナー企業からの電話は重要な機会を提供します。
しかし、常に誰かがオフィスにいるわけではなく、特に営業時間外の応答は困難です。
このような状況で活躍するのが自動応答システムです。
通話者にとって留守番電話は扱いにくいものですが、効果的なメッセージ設計で解決可能です。
ここでは、効果的なオフィス用自動応答システムのメッセージ構成のヒントとサンプルを紹介します。
オフィスの自動応答システムで注意すべきポイント
自動応答システムのメリット
オフィスの電話に自動応答システムを設置するメリットは多岐にわたります。
・メッセージ記録によるビジネスチャンスの確保。
・営業時間の明示。
・相手に安心感を与えること。
応答がないと、相手は不在を疑うことがあります。
自動応答システムが「不在」または「営業時間外」を伝えることで、メッセージを残すことが可能になります。
この短いやり取りでも、信頼性のある企業という印象を構築できます。
簡潔なメッセージで必要情報を伝達
自動応答システムのメッセージは限られた時間内で伝える必要があるため、簡潔さが求められます。
自動応答システムのメッセージには、以下の情報が必要です。
① 電話に応答できない理由。
② いつ連絡が可能か（対応可能時間や緊急連絡先など）。
例えば、以下の理由が考えられます。
・営業時間外であること。
・昼休みや一時的な不在。
・夏季休暇や年末年始の長期休暇中。
留守電メッセージで「以下の情報をお願いします」と伝えると親切です。
・名前 ・電話番号（必要に応じて）
・用件
必要に応じて、緊急連絡先を案内することも考慮しましょう。
はっきりと聞き取りやすい声を心がける
適切なメッセージでも、聞き取りにくい声では効果が半減します。
早口や不明瞭な発音は避けるべきです。
メッセージ録音時には、はっきりとゆっくり話すことが重要です。
複数の社員でテストし、最も聞き取りやすい声での録音を推奨します。
心地良い声を選ぶことも大切です。
聞き取りやすい声は性別に関わらず、全員で録音試行するのが良いでしょう。
自動応答システムのメッセージ例を紹介
ここでは、実際のオフィス用自動応答システムのメッセージ例をご紹介します。
メッセージを残せる場合の例
メッセージを残せるタイプの自動応答システムでは、次のようなメッセージが効果的です。
「お電話いただきありがとうございます。こちらは（会社名）でございます。大変申し訳ありませんが、現在営業時間外です。
弊社の営業時間は、日曜・祝日を除く、午前○時から午後○時までです。
お急ぎの方は、発信音の後にお名前、電話番号、ご用件をお伝えいただければ幸いです。
折り返し担当者よりご連絡いたします。お電話いただき、ありがとうございました。」
「営業」という表現は、「受付時間外」という表現に置き換えることも可能です。
業務に合わせた表現を選びましょう。
メッセージが残せない場合の例
メッセージが残せない自動応答システムや、長期休暇での対応が遅れる場合には、以下のようなメッセージが望ましいです。
「お電話ありがとうございます。こちらは（会社名）です。申し訳ありませんが、現在○月○日から○月○日まで長期休暇をいただいております。
○月○日より通常営業を再開いたしますので、その際に再度おかけ直しいただけますと幸いです。
緊急のご連絡は、（緊急用電話番号）までおかけ直しください。この度はお電話いただき、ありがとうございました。」
緊急連絡先として担当者の携帯電話番号やメールアドレスを用意することが望ましいですが、長期休暇中の担当者への負担を考慮することも重要です。
自動応答システムは伝わるメッセージが鍵
オフィスにかかってくる電話の多くは、何らかの用件があるためです。
そのため、すぐに応対ができない場合でも、自動応答システムを介してメッセージを残せることは非常に重要です。
応答できないことを謝罪し、連絡先やメッセージを残せることを簡潔に伝えることが大切です。
これにより、顧客やパートナー企業に信頼感を与え、良い印象を残すことができます。
